1.Hóa đơn điện tử là gì?

• “Hóa đơn điện tử” là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn được lập trên máy tính, ký số bởi chữ ký số của doanh nghiệp, đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác của hóa đơn. Sau khi hóa đơn được ký số, xác thực khách hàng có thể tra cứu hóa đơn bằng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS..

Mô hình dịch vụ hóa đơn điện tử:

2. Lợi ích của dịch vụ Hóa đơn điện tử:

• Lợi ích với doanh nghiệp:

• Giảm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn.
• Tiết kiệm chi phí gửi nhận hóa đơn cho khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí kho bãi lưu trữ, bảo quản như hóa đơn giấy.
• Giảm thiểu thất lạc, mất mát khi gửi nhận qua đường bưu điện, trung gian, tránh được tình trạng cháy, hỏng hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI.
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số (tự động) thông qua nhiều hình thức: Email, Website, SMS.
• Góp phần bảo vệ môi trường.
  • Lợi ích với khách hàng của doanh nghiệp:
• Nhanh chóng nhận hóa đơn sau khi đã thanh toán.
• Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: Email, Website, …
• Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI
• Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành).
• Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng HĐĐT vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành.

3. Văn bản pháp lý:

• Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó có định nghĩa về hóa đơn điện tử.
• Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006 về Thương mại điện tử .
• Nghị định số 27/2007/NĐ- CP ngày 23/02/2007 Quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính.
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP số 39/2014/TT-BTC ngày 20/05/2014 (thay thế cho TT 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/13, TT 35/2010/TTBTC ngày 28/9/2010 và TT 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011)
• Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử.

4. Phân biệt hóa đơn điện tử in ra giấy và hóa đơn giấy:

• Căn cứ vào liên: Hóa đơn điện tử không có trường liên
• Trường ký hiệu trên hóa đơn:

Hóa đơn điện tử: E

Hóa đơn đặt in: P

Hóa đơn tự in: T

• Trường thông báo:

Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy

• Chữ ký trên hóa đơn:-Hóa đơn điện tử: Chữ ký số-Hóa đơn giấy: Ký tay

5. Câu hỏi thường gặp hóa đơn điện tử

Câu 1: Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để được sử dụng HĐĐT?

Trả lời: Doanh nghiệp muốn sử dụng HĐĐT cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Câu 2: Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục gì để phát hành HĐĐT?

Trả lời: Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành HĐĐT: (thực hiện như hóa đơn giấy):

1. Ra quyết định áp dụng HĐĐT theo biểu mẫu BM01 thông tư 32/2011/TT-BTC
2. Lập thông báo phát hành HĐĐT: theo biểu mẫu BM02 thông tư 32/2011/BTC.

+ Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của CQT

+ Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành)

+ Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến CQT quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Câu 3: Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời: HĐĐT sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
• Hóa đơn bán hàng 02GTTT
• Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ – Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm …;
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL