Văn Phòng Điện Tử Viettel M – Office

[vc_row][vc_column][vc_column_text]

Cùng mOffice xây dựng
Văn phòng “di động”

• Quản lý, xử lý văn bản.
• Trình ký và ký văn bản ứng dụng chữ ký số CA.
• Tra cứu tài liệu nghiệp vụ.
• Tra cứu cán bộ, nhân viên.
• Truyền thông nội bộ bằng SMS và bản tin Doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử mOffice

Văn phòng Điện tử mOffice là phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp, giúp việc truyền tải thông tin trong đơn vị được đồng nhất, nhanh chóng. Giúp việc xử lý phê duyệt văn bản, kịp thời, tức thì, tra cứu thông tin cán bộ, nhân viên, lưu trữ tài liệu, truyền thông nội bộ bằng SMS; Đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý với chữ ký số (CA) và 3G. mOffice tích hợp đa nền tảng bao gồm ứng dụng Web dành cho PC, Laptop; Android, IOS dành cho Smartphone và Tablet. Do đó chỉ cần có kết nối Internet hoặc 3G, mOffice sẽ giúp lãnh đạo, nhân viên xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi một cách đơn giản và hiệu quả…

Lợi ích khi sử dụng mOffice

• Giúp Doanh nghiệp tăng hiệu quả công tác hành chính văn thư, xây dựng văn phòng không giấy tờ từ đó giảm chi phí, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ tăng cường quản trị, cải thiện chất lượng công việc.
• Giúp lãnh đạo xử lý, ký duyệt văn bản ngay khi không ngồi tại bàn làm việc từ đó nâng cao hiệu quả quản lý đơn vị.
• Giúp cán bộ, nhân viên giảm lưu trữ giấy tờ, văn bản, theo dõi, tìm kiếm, trình ký, xử lý văn bản, cập nhật thông tin kịp thời chính xác.

Hỗ trợ sau triển khai mOffice

Hỗ trợ đào tạo

Đào tạo Quản trị hệ thống.
Đào tạo nghiệp vụ nhân viên.
Đào tạo nghiệp vụ cho lãnh đạo.

 

Hỗ trợ hệ thống

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu 24/7
Đảm bảo hệ thống luôn vận hành thông suốt trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Tính Năng Sản Phẩm

• Quản lý văn bản đến, đi, tiếp nhận và vào sổ văn bản
• Các văn bản cần xử lỷ tự động hiển thị trên bàn làm việc ngay sau khi đăng nhập
• Cho phép trình xin ý kiến chỉ đạo về nội dung văn bản lên cấp trên
• Cán bộ có thể bút phê, chỉ đạo xử lý trực tiếp trên hệ thống
• Cho phép luân chuyển văn bản giữa các bộ phận với nhau thuận tiện, dễ

• Là công cụ giúp cán bộ, nhân viên nhanh chóng tiếp nhận và xử lý văn bản chỉ đạo từ ban lãnh đạo.

• Hiệu quả quản lý được nâng cao với khả năng hỗ trợ xử lý thông suốt từ trên xuống.

• Giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản cần thiết, tiết kiệm thời gian đồng thời giảm chi phí cho in ấn, lưu trữ

 

• Tự định nghĩa luồng trình ký.

• Quản lý văn bản trình ký.

• Hiển thị văn bản đang trình ký ngay trên trang chủ.

• Tích hợp chữ ký số CA.

• SMS thông báo.

• Giúp Doanh nghiệp tăng hiệu quả công tác hành chính văn thư, xây dựng văn phòng không giấy tờ từ đó giảm chi phí, tiết

---

kiệm thời gian.

 

• Hỗ trợ tăng cường quản trị, cải thiện chất lượng công việc.

• Giúp giúp lãnh đạo xử lý, ký duyệt văn bản ngay khi không ngồi tại bàn làm việc từ đó nâng cao hiệu quả quản lý đơn vị.

• Giúp cán bộ, nhân viên giảm lưu trữ giấy tờ, văn bản, theo dõi, tìm kiếm, trình ký, xử lý văn bản, cập nhật thông tin kịp thời chính xác.

 

• Quản lý danh bạ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp theo các tiêu chí cơ bản như: họ tên, mã nhân viên, chức vụ, bộ phận, số điện thoại, email.
• Danh sách cán bộ có thể cập nhật qua hệ thống quản trị
• Tra cứu đơn giản có thể theo họ tên, email, số điện thoại…

• Đơn giản trong thao tác tra cứu,, tim kiếm

• Tăng hiệu quả công tác quản lý thông tin, phối hợp hoạt động trong doanh nghiêp.

• Quản lý tài liệu theo thưc mục do doanh nghiệp tự tổ chức một cách linh động.
• Hỗ trợ tra cứu tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau
• Lưu trữ số lượng lớn tài liệu
• Đảm bảo bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu

• Dễ dàng tổ chức thư mục khoa học tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

• Dễ dàng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau.

• Lưu trữ trực tuyến, truy cập, tải về mọi lúc mọi nơi.

 

Doanh nghiệp tự tổ chức chương trình gửi tin nhắn truyền thông nội bộ:
• Chọn danh sách để truyền thông một cách linh hoạt (từ danh sách có sẵn hoặc file exel)
• Hẹn giờ gửi tin nhắn.
• Thống kê, báo cáo kết quả gửi tin nhắn.

• Nhanh chóng, chính xác.

• Dễ dàng thao tác, thuận tiện truyền thông với phương thức truyền thông theo nhóm hoặc cá nhân.

• Đảm bảo kiểm soát thông tin, dễ dàng tra cứu đánh giá kết quả truyền thông.

·Câu 1: Mobile CA là gì?

Trả lời: Mobile CA là dịch vụ dùng để ký văn bản bằng chữ ký điện tử (CA). Trong đó Chứng thư số được tích hợp trực tiếp trên Sim điện thoại, hiện tại chỉ có Viettel cung cấp dịch vụ này. Mobile CA có 2 loại CA Doanh nghiệp và CA cá nhân.

·Câu 2: Mobile CA tích hợp để ký điện tử trên mOffice thế nào?

Trả lời: moffice có tính năng ký điện tử bằng CA, khi người ký click vào nút ký điện tử trên Web hoặc trên Mobile, ngay lập tức hệ thống CA sẽ gửi 1 yêu cầu ký về số điện thoại đã đăng ký chứng thư số của người ký. Lúc đó người ký cần thực hiện ký ngay, nếu sau 05 phút người ký không thực hiện ký hệ thống tự động hủy phiên yêu cầu ký.

·Câu 3: Chi phí mOffice có bao gồm chi phí Mobile CA không?

Trả lời: Chi phí của mOffice độc lập hoàn toàn với chi phí của Mobile CA.

·Câu 4: Trong nghiệp vụ tạo mới văn bản có một số trường thông tin: Thể thức, độ khẩn, sổ văn bản.. tại sao thông tin lại ít như vậy?

Trả lời: Các trường dữ liệu này do Doanh nghiệp tự định nghĩa, có thể tự bổ sung theo thực tế tại doanh nghiệp.

·Câu 5: Văn bản sau khi lưu lại có thể tìm kiếm lại được không?

Trả lời: Hệ thống cho phép tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau: loại văn bản, thời gian đến, trạng thái văn bản….

·Câu 6: Hệ thống có cho phép soạn thảo trực tiếp trên phần mềm không?

Trả lời: Không được phép.

·Câu 7: Lưu trữ tối đa bao nhiêu văn bản, dung lượng bao nhiêu?

Trả lời: Hiện tại, hệ thống không giới hạn việc lưu trữ, số lượng văn bản.

·Câu 8: Trong luồng trình ký, cách thức xử lý ký theo thứ tự thế nào như thế nào?

Trả lời: Luồng trình ký là ký tuần tự, người trước ký xong mới tới người sau ký. Hệ thống hiển thị trạng thái ký để người trình ký theo dõi luồng trình ký.

·Câu 9: Người ký có được phép sửa vào nội dung văn bản không?

Trả lời: Văn bản trình ký là file PDF để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu do đó người ký không thể sửa trực tiếp vào văn bản. Trường hợp từ chối ký, người ký có thể attach 1 file có kèm comment trả về cho người trình ký. Khi đó người trình ký tiếp nhận văn bản, chỉnh sửa xuất file PDF và trình ký lại.

·Câu 10: Làm thế nào để nhận biết được văn bản đã được ký CA

Trả lời: Góc trên cùng bên trái có thông tin về Chứng thư số của người ký, trạng thái đã validate.

·Câu 11: Văn bản sau khi ký CA có chỉnh sửa được không?

Trả lời: Văn bản đã ký CA không thể chỉnh sửa được, nếu có bất kỳ tác động nào vào file, lúc đó thông tin Chứng thư số hiển thị là Invalite – File đã bị giả mạo.

·Câu 12: Làm thế nào để tích hợp Mobile CA gán cho người dùng?

Trả lời: Trong giao diện quản trị hệ thống, khi tạo mới người dùng cho phép nhập số điện thoại tích hợp chứng thư số, sau khi nhập vào, hệ thống sẽ gửi tới hệ thống CA để kiểm tra tính hợp lệ của CTS, nếu CTS hợp lệ hệ thống mOffice sẽ ghi nhận người dùng sở hữu chứng thư số đó.

·Câu 13: Nếu chỉ muốn mua 10 User có được không?

Trả lời: Không được. Gói cơ bản thấp nhất là 20 user, do đó khách hàng cần mua tối thiểu 20 users.

·Câu 14: Nếu khách hàng mua số lượng lẻ ví dụ 75 user thì cách tính thế nào?

Trả lời: mOffice cung dạng các gói cơ bản và add-one do đó, cách tính 75 user có thể tính theo cách sau: 01 gói cơ bản 50 users + 05 gói Addon 5 users.

·Câu 15: Hình thức cung cấp trả trước hay trả sau?

Trả lời: Hình thức cung cấp trả trước, hết thời gian sử dụng khách hàng có thể đăng ký gia hạn dịch vụ.

·Câu 16: Giá có thay đổi khi sau này muốn gia hạn.

Trả lời: Hiện biểu giá áp dụng theo khung giá quy định, việc thay đổi biểu giá do nhà cung cấp. Trong quá trình sử dụng dịch vụ, biểu giá không thay đổi.

·Câu 17: Hiện khách hàng đang sử dụng gói 50 users, sau đó muốn mua thêm có được không?

Trả lời: Hệ thống cho phép mua bổ sung, cần có phiếu yêu cầu bổ sung, để thực hiện được khách hàng liên hệ với các Cửa hàng trực tiếp Viettel hoặc CTV bán hàng để được hỗ trợ.

·Câu 18: Nếu đang sử dụng dịch vụ tôi có được phép tạm ngưng sử dụng không?

Trả lời: Khách hàng có thể tạm ngưng sử dụng dịch vụ, thời gian tạm ngưng tối đa theo quy định.

·Câu 19: Nếu như hết hạn, KH không muốn sử dụng dịch vụ nữa hệ thống có cho khách hàng lấy lại dữ liệu không?

Trả lời: Nếu khách hàng muốn lấy lại dữ liệu vui lòng liên hệ Cửa hàng trực tiếp Viettel gần nhất điền phiếu yêu cầu, lấy phiếu hẹn, đến ngày hẹn khách hàng sẽ được Nhân viên Viettel bàn giao lại dữ lieu.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]