LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh thông tin (nếu cần).

Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh:

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo lỗi:

Bước 2: ND nhấn vào icon  của dòng tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh thông tin->Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để ND chọn

Bước 3: Người dùng chọn Điều chỉnh thông tin->Hệ thống hiển thị cửa sổ Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

                                               Hình: Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

NSD nhập các thông tin:

Khung Thông tin người mua cũ: các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa.

• Số điện thoại
• Mã khách hàng
• Tên người mua
• Mã số thuế
• Địa chỉ email
• Tên đơn vị
• Địa chỉ
• Loại giấy tờ
• Số giấy tờ

Khung Thông tin người mua mới: ND chỉnh sửa các thông tin của khách hàng tại đây

• Số điện thoại
• Mã khách hàng
• Tên người mua
• Mã số thuế
• Địa chỉ email
• Tên đơn vị
• Địa chỉ
• Các thông tin sửa đổi sẽ hiển thị trên trường Ghi chú, nội dung diễn giải trên hóa đơn điều chỉnh, hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thực hiện sửa thông tin tại nội dung Ghi chú

Note:
Chú về về trường hợp nhập dữ liệu Tên đơn vị, Tên người mua, Địa chỉ, Mã số thuế

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa

• Mã số thuế
• Tên đơn vị
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email

Khung Thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn

– Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

• Ngày lập:

              + Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống

             + Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)

             + Hệ thống chỉ hỗ trợ người dùng lập hóa đơn lùi tối đa 27 ngày trở về trước, với điều kiện hóa đơn được lập phải có thời gian sau thời gian của hóa đơn được lập cuối cùng

Trong trường hợp Ngày lập là ngày hiện tại mà hóa đơn cuối cùng đã lập so với ngày hiện tại lùi 27 ngày thì khi người dùng nhập Ngày lập cần lưu ý đến cả giờ, phút để đảm bảo không lùi quá 27 ngày

Ví dụ: Ngày hôm nay là ngày 18/05/2018 17:30:00, khi khách hàng lập hóa đơn muốn nhập lùi 27 ngày thì lúc đó giờ hiển thị gợi ý sẽ là 18/04/2018 17:30:00-> tuy nhiên khi Lập hóa đơn, người dùng nhập thông tin xong thì thời gian đã trôi qua 17:30:00-> người dùng phải sửa lại giờ phút theo đúng giờ phút hiện tại.

Lưu ý:

 Hệ thống hỗ trợ người dùng lập hóa đơn lùi theo 2 phương án:

  –          Phương án 1: Lùi tối đa 27 ngày tính từ thời điểm hiện tại

  –          Phương án 2: Sau thời gian hóa đơn cuối cùng được xuất

 Thời điểm nào gần thời gian ngày hiện tại  hệ thống sẽ hỗ trợ theo phương án đó.

– Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Hình thức thanh toán: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Văn bản thỏa thuận: ND nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Ngày thỏa thuận: ND nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Biên bản thỏa thuận:

                    Cho phép người dùng upload file biên bản thỏa thuận, Loại file: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg; Dung lượng file tối đa: 5Mb

                  Sau khi hóa đơn được lập thành công, người dùng vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập.

Lưu ý: Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đính kèm biên bản thỏa thuận

– NSD nhấn nút Lập hóa đơn để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

• Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
• Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin thành công
  •  Hệ thống thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán:, Số hóa đơn:, Mã số bí mật:”
  • Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên Danh sách hóa đơn

NSD nhấn nút [x] hoặc nút Đóng để đóng cửa sổ lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH TRIỀN KHAI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ QUÝ KH THAM KHẢO